Att leverera till e-arkivet

I Handbok för digital arkivering till iipax archive beskrivs steg för steg hur arkivering av digital information från en verksamhet till e-arkivet ska göras. I denna version av Handboken handlar det i första hand om information som har levererats från ett verksamhetssystem till e-arkivet. Det finns naturligtvis också mängder av bevarandeinformation som inte ligger i verksamhetssystem; som t ex lösa filer på drive eller liknande. Ta kontakt med e-arkivsförvaltningen för att få stöttning med detta.

Handboken tydliggör till att börja med ansvarsfördelningen av informationen utifrån samma grundtänk som vi känner igen från vanlig pappersarkivering dvs. verksamheten ansvarar för sin information fram tills dess informationen är mottagen av Stadsarkivet. E-arkivsförvaltningen stöttar i det arbetet.

W3D3 är det system som kan leverera digitala handlingar till e-arkivet. Det betyder att allmänna handlingar som är inkomna eller upprättade digitalt inte behöver skrivas ut på papper, utan kan levereras direkt från systemet. Mer finns att läsa i föreskriften LiSA-F 2017:4. Även systemet Ecos 2 har ett liknande godkännande i föreskriften LiSA-F 2018:3.

Parallellt med de digitala leveranserna ska även vissa handlingar lämnas in i pappersform. Verksamheten beskriver i sin Informationshanteringsplan (IHP) om vissa handlingar kan ersättningsskannas och därmed gallra pappersoriginalet. Mer finns att läsa i LiSA-F 2022:2.

Ansvariga för leveranserna till e-arkivet är verksamhetens objektspecialister för respektive system.

Vid leverans till e-arkivet finns det krav på att informationen ska vara i vissa filformat. Om ni planerar att lägga information i ett system som ska leverara till e-arkivet så är det viktigt att redan nu arbeta för att informationen ska vara rätt från början. Detta ligger på verksamhetens ansvar. Annars riskerar ni att få problem vid en framtida leverans.

Vid en leverans sätter vi upp parametrar för vilka filformat som tas emot. Principen är att filerna ska lagras i ett av Riksarkivet godkänt filformat för bevarande. Vissa filformat räknas som ett bevarandeformat. Andra är i ett format som automatiskt konverteras vid leverans till e-arkivet. Se listan över "Godkända filformat till e-leverans" vilka format som tas emot.

Det är även möjligt att lägga till att vi även tar emot originalformatet, men den ska alltid konverteras till ett bevarandeformat också. Vi tillåter inga originalformat, som inte kan levereras som bevarandeformat också.

Andra krav på filer: 
- ska alltid ha en ändelse ".xxx"
- får inte vara trasiga
- måste innehålla data dvs. kan inte vara 0 kB
- tänk på att filformatskraven även gäller för .zip-filer i komprimerade mappar 

* Godkänt bevarandeformat enligt Riksarkivets krav och behöver inte konverteras.

** Filformatet är godkänt för leverans och kan ställas in för automatisk överföring via en konverteringsfunktion till pdf/a (som är ett godkänt bevarandeformat) i e-arkivet. Har du filformat i annat format kan ni i ert nuvarande system konvertera till någon av dessa format, som sedan konverteras automatiskt, alternativt konvertera direkt till det godkända bevarandeformatet PDF/A.

Fler filformat finns att lägga till för konvertering. Kontakta Stadsarkivet vid frågor kring detta.

Stadsarkivet har under flera år arbetat med att digitisera och göra äldre stadsfullmäktigeprotokoll tillgängliga. Beskrivningen nedan visar hur vi gått tillväga.

Förberedelse:
De inbundna handlingarna skärs itu och sidorna delas upp med hjälp av skärmaskin för papper.

Skanning:
Sidorna skannas sida för sida direkt till dator.

Inställning på Kyocera Taskalfa 4052 ci: 
(program finns sparat på maskinen i arkivkorridoren)

• 400 x 400 dpi
• JPG kvalite: 3
• originalbild: text (tunna linjer)
• fyrfärg

Sidorna skannas i jpg-format för att ha möjlighet att redigera bort ev. anteckningar och fläckar på sidorna i efterhand. Programmet Paint används för redigering och för att “pussla” ihop kartor/tabeller som är för stora att skanna som en hel bild. 

Filnamn:
JPG-filerna namnges enligt exempel nedan:

• SFp_1910_0001.jpg 
• SFr_1910_0001.jpg
• SFh_1910_Del_12_0001.jpg

De färdiga PDF-filerna namnges enligt exempel nedan:

• SFp_1910.pdf
• SFr_1910.pdf
• SFh_1910_Del_12.pdf

Kontroll: 

Innan JPG-filerna sammanfogas till en PDF och OCR-behandlas kontrolleras att sidorna är rättvända, läsbara och i rätt ordning, dvs överensstämmer med originalet.

Konvertering av JPG-filerna till PDF och OCR-behandling:

För att sätta samman JPG-filerna till en PDF och samtidigt OCR-behandla filen för sökbarhet, används programmet PDF Create Assistant från Nuance. 

Den färdiga PDF-filen kontrolleras så att antalet sidor stämmer med det inlästa antalet JPG-filer och att den är sökbar.

För bättre kontroll över vad som är skannat och gjort används ett kontrollprotokoll där uppgifter om antal JPG-filer, PDF skapad mm antecknas.

Lagring:

De färdiga PDF-filerna och JPG-bilderna förs över till en extern hårddisk.

Inläsning i e-arkivet:

Slutligen läses filerna in via en excel-inläsning till e-arkivet och blir på så sätt möjliga att fritextsöka i via den externa arkivportalen.