Arkivering från fristående skolor

Utbildningsförvaltningen och Stadsarkivet har tidigare gemensamt tagit fram anvisningar för hur de fristående skolorna ska arkivera sina handlingar. Det är viktigt att både kommunala och fristående skolor gör lika samt att slutbetygen finns samlade hos Stadsarkivet. Betyg är vår vanligaste arkivfråga.

Grundskolor ska lämna in slutbetyg och gymnasieskolor ska lämna in sina examensintyg/slutbevis till Stadsarkivet oavsett huvudman. Motivet till detta är att det ska vara lika för alla elever i Linköpings kommun, oavsett skolans driftform, att ha möjlighet att kunna få ta del av sina betyg om orginalbetyget har förkommit.

Betygshandlingarna får levereras till Stadsarkivet redan efter 3 månader. Tänk på att ordna och upprätta leveransbevis samt bilagor (namn + pnr) till varje leverans!

Du hittar fler detaljer vad du ska tänka på i utbildningsmaterialet samt i anvisningarna under länkarna nedan.

Observera att det inte längre går att beställa aktomslag och boxar från Stadsarkivet. Varje verksamhet beställer själv det som behövs för arkivförvaring.

För elever i åk 9 ska följande dokument lämnas in på papper av typen Svenskt Arkiv 80:

Kopia på av rektor undertecknat slutbetyg.
Kopia på intyg om avgång från grundskola i de fall eleven avgår utan slutbetyg.
Betygskataloger med ämnesförklaringar och förklaringar till lärarsignaturer i original.

Observera att vid utformningen av betygsdokumenten ska Skolverkets föreskrifter följas.

Betygen läggs i en arkivbox (inget aktomslag behövs) som märks med blyerts längst ner på ryggen, enligt följande:

Skolans namn
Slutbetyg åk 9
Födelsedatum, t ex 950101 - 951231

Betygskataloger kan antingen lämnas in ordnade terminsvis eller ämnesvis.

Betygskataloger läggs in i samma aktomslag terminsvis. Omslaget märks med arkivbeständig penna högst upp i vänster hörn med skolans namn och termin. Dessa läggs sedan i arkivboxen med höstterminens omslag överst och vårterminens underst.
Betygskataloger läggs in klassvis i omslag med ämnena sorterade i bokstavsordning. Längst fram i omslaget läggs en betygssammanställning för klassen. Omslaget märks med arkivbeständig penna högst upp i vänster hörn med skolans namn, klass och termin.

Slutbetyg och betygskataloger lämnas över till Stadsarkivet 3 månader efter det att betygen har avgivits. Det är alltid bra att så snart som möjligt förbereda och boka tid för leverans så att arkivet löpande uppdateras. Det är en väldigt god hjälp för eleverna som sedan hör av sig till oss och efterfrågar sina betyg.

Observera att det inte längre går att beställa aktomslag och boxar från Stadsarkivet. Varje verksamhet beställer själv det som behövs för arkivförvaring.

För elever i gymnasieskolan ska följande dokument lämnas in på papper av typen Svenskt Arkiv 80:

Examensbevis eller studiebevis för elever som slutfört ett internationellt program, undertecknat av rektor.
Gymnasieintyg för elever som gått ett introduktionsprogram, undertecknat av rektor.
Utdrag ur betygskatalogen för elever som avbrutit ett nationellt program i förtid, undertecknat av rektor.
Betygskatalog för alla avslutade kurser i original.
Betygssammanställning per klass i år 3 med förklaringar till kurskoder och övriga förkortningar.

Observera att vid utformningen av betygsdokumenten ska Skolverkets föreskrifter följas.

Betygen läggs i personnummerordning med äldst överst och yngst underst i en arkivbox (inget aktomslag behövs) som märks med blyerts långt ner på ryggen, enligt följande:

Skolans namn
Slutbetyg åk 3
Födelsedatum, t ex 950101-951231

Betygskataloger läggs in i aktomslag kursvis (A-Ö). Omslaget märks med arkivbeständig penna högst upp i vänster hörn med skolans namn, kurs och år. Omslaget och betygskatalogerna läggs sedan i alfabetisk ordning i en arkivbox som märks med blyerts långt ner på ryggen, enligt följande:

Skolans namn
Betygskataloger åk 3
År
Kurs

Betygssammanställningar läggs in i samma aktomslag terminsvis. Omslaget märks med arkivbeständig penna högst upp i vänster hörn med skolans namn och termin. Omslaget och betygssammanställningarna läggs ner i en arkivbox som märks med blyerts långt ner på ryggen, enligt följande:

Skolans namn
Betygssammanställningar
År